Naar de inhoud
kringwerk

Certificaten, toestemmingen en privacy

Voor: De ledenadministratie en iedereen die zijn eigen gegevens wil zien

Met de optie Personen en AVG houd je ook certificaten en toestemmingen bij, en is privacy goed geregeld: gevoelige gegevens staan achter een slotje, en iedereen kan zijn eigen gegevens downloaden of laten wissen.

Een voorbeeld

EHBO bij de jeugddisco

  1. Bij het rooster van de jeugddisco zet Lisa bij de dienst EHBO: Vraagt certificaat EHBO.
  2. Henk staat ingedeeld, maar zijn EHBO-diploma is verlopen. In het rooster staat bij zijn naam geen EHBO.
  3. Henk zet zijn nieuwe diploma met een foto bij Mijn gegevens. De markering is weg.
  4. Voor de VOG van de jeugdleiding legt de ledenadministratie alleen vast dat ze hem gezien heeft. Een kopie wordt niet bewaard.

Stap voor stap

  1. Certificaten

    Bij een persoon zet je een certificaat, zoals EHBO, BHV of VOG, met de datum tot wanneer het geldig is en zo nodig een kopie. Bij Mensen zie je wat binnen zes weken verloopt.

  2. Certificaat in het rooster

    Bij een dienst in het rooster kies je Vraagt certificaat. Wie geen geldig certificaat heeft, krijgt een markering.

  3. Toestemmingen

    Bij een persoon leg je vast of er toestemming is voor foto's op de website, de nieuwsbrief en het delen van gegevens met de gemeente. Je ziet ook of iemand het zelf gaf of via het aanmeldformulier.

  4. Het slotje

    Adres en rekeningnummer staan achter Bekijken. Elke keer dat iemand ze bekijkt, staat in het logboek.

  5. Mijn gegevens

    Iedereen ziet bij Mijn gegevens wat Kringwerk van hem of haar weet, past naam en telefoon aan, downloadt alles met Download al mijn gegevens, of vraagt om de gegevens te wissen.

Veelgestelde vragen

Waarom kan ik geen kopie van een VOG uploaden?

Een VOG mag je niet zomaar bewaren. Kringwerk legt alleen vast wie hem zag en wanneer.

Iemand vraagt welke gegevens wij hebben.

Klik bij die persoon op Inzage-export. Je krijgt alles in één bestand, en het staat in het logboek.

Meer hulp