Offertes en goedkeuren
Voor: Werkgroepleden, voorzitters, penningmeester en bestuur
Voordat er geld wordt uitgegeven, dient iemand van de werkgroep een offerte in. De juiste mensen keuren hem goed, volgens de regels van jullie organisatie. Wie indient, keurt nooit zelf goed.
Stap voor stap
Indienen
Ga naar Offertes › Offerte indienen. Sleep de PDF erin of maak een foto. Met Inlezen vult Kringwerk de leverancier, het bedrag en de datum in; kijk ze altijd even na. Kies de post en dien in.
De route
Je ziet meteen wie de offerte moet goedkeuren: eerst de voorzitter van de werkgroep, en boven de bedragen uit de regels ook de penningmeester of het bestuur.
Goedkeuren
Wie aan de beurt is, krijgt een mail met een link. Goedkeuren of afkeuren kan vanuit die mail, ook zonder in te loggen. Afkeuren kan alleen met een reden.
Factuur en betaling
Na de goedkeuring zet de indiener of de penningmeester de factuur erbij. De penningmeester vinkt hem af als betaald; dan telt hij als uitgegeven. Is de factuur hoger dan de offerte, dan krijgt de penningmeester een melding.
Veelgestelde vragen
Mijn offerte is afgekeurd. Wat nu?
Lees de reden, pas de offerte aan en dien hem opnieuw in. Of trek hem in als hij niet meer nodig is.
Wat als de voorzitter zelf indient?
Dan keurt een ander goed: de penningmeester, of het bestuur. Dat staat bij de goedkeuringsregels.
Gaat de offerte naar een AI-dienst?
Alleen als je op Inlezen klikt en het inlezen aan staat. De beheerder kan het voor de hele organisatie uitzetten bij Instellingen › Organisatie.